De gemeente kan niet functioneren zonder een goed werkende bedrijfsvoering. We streven er naar dat u hier zo weinig mogelijk mee te maken hebt, omdat dit vooral een interne aangelegenheid moet zijn. In deze kwartaalrapportage verwerken wij een tekort bij burgerzaken en de invulling van de taakstellingen op de organisatie uit de takendiscussie.
bedragen x € 1.000
omschrijving | 2024 | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 |
|---|---|---|---|---|---|
apparaatskosten burgerzaken | -910 | ||||
verdeling taakstelling organisatie | |||||
totaal | -910 |
Apparaatskosten burgerzaken
bedragen x € 1.000
omschrijving | 2024 | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 |
|---|---|---|---|---|---|
a. apparaatskosten burgerzaken | -490 | ||||
b. zaterdag + 2 avonden open ivm paspoortpiek | -290 | ||||
c. nieuwe wet naamswijziging | -130 | ||||
totaal | -910 |
a. apparaatskosten burgerzaken
We overschrijden € 0,5 miljoen op de apparaatskosten van burgerzaken. De totale kosten bedragen € 820.000, maar worden deels uit de leges betaald.
Na de coronacrisis werden alle reisbeperkingen opgeheven en er ontstond een enorme inhaalvraag ontstond naar reisdocumenten. Hierdoor liepen de wachttijden enorm op. Door de hoge werkdruk liep het ziekteverzuim bij burgerzaken op tot bijna 20%, waardoor de wachttijden nog langer werden. We hebben toen besloten crisismaatregelen te treffen en de formatie tijdelijk uit te breiden met 11 fte. Het idee was dat deze formatie, als de drukte achter de rug zou zijn, weer zou kunnen afvloeien. We staan nu voor de keuze om dit daadwerkelijk door te voeren. Op dit moment is de wachttijd één week, het ziekteverzuim is inmiddels weer normaal. Het terugdraaien van de maatregel kan er wel toe leiden dat de wachttijden weer oplopen tot 4 maanden. Het niveau van acceptabele dienstverlening bij burgerzaken zal betrokken worden bij de bezuinigingen en we zullen dan een definitief besluit nemen over de eventuele afvloeiing. Omdat de formatie op dit moment reeds aanwezig is, betreft het nu een incidentele onvermijdelijke overschrijding.
b. Piek aanvraag reisdocumenten
Naast de structurele uitbreiding van onze formatie is ook een incidentele uitbreiding nodig geweest. Dit komt door de zogenaamde ‘paspoortpiek’. In 2014 is er een wetswijziging tot stand gekomen waarbij de geldigheidsduur van reisdocumenten werd verlengd van vijf naar tien jaar. Dit betekent dat dit in 2024 t/m 2028 tot een piek zal leiden van aanvragen tot vernieuwen van reisdocumenten. Omdat de leges burgerzaken niet kostendekkend zijn, leidt dit tot een extra tekort.
De verwachting is dat er over de periode 2024-2028 gemiddeld 20.000 extra aanvragen voor paspoorten worden ontvangen per jaar. Dat is meer dan drie keer zoveel dan het gemiddelde van de afgelopen vijf jaar. Uit de forecasting blijkt dat de we noodgedwongen drie avonden in de week open moeten en een ruimere zaterdagopenstellling. De kosten bestaan uit extra personeel om de aanvragen te kunnen behandelen. Daarnaast is het geld bedoeld voor back-up van ICT, facilitair, beveiliging, coördinatie en vakexperts tijdens de ruimere openingstijden. Daarnaast hebben we rekening gehouden met hogere kosten voor het klantcontactcentrum, aangezien zij meer telefoongesprekken zullen hebben met vragen over de reisdocumenten.
c. Nieuwe wet: dubbele achternaam
Per 1 januari 2024 kunnen ouders een dubbele achternaam geven aan hun kinderen. De gekozen achternaam geldt vervolgens voor al hun volgende kinderen. In de wet is daarnaast een overgangsregeling opgenomen. Is hun oudste kind geboren op of na 1 januari 2016 dan kunnen ouders alsnog een dubbele achternaam kiezen. Hiervoor verwachten we extra drukte. De naamswijziging wordt verwerkt en vervolgens dient bij elke naamswijziging een nieuw paspoort aangevraagd te worden.
verdeling taakstelling organisatie
Voor de organisatie staat al een taakstelling open van € 3,5 miljoen vanuit de takendiscussie. We gaan deze bezuiniging als volgt invullen:
• € 1.340.000 miljoen algehele taakstelling door de loonbudgetten met 1% te verlagen;
• € 650.000 taakstelling op adviseursfuncties naar rato van het aantal adviseurs (raster functie Profit);
• € 650.000 taakstelling op de kosten van de overhead;
• € 344.000 taakstelling op de kosten van catering;
• € 378.000 taakstelling op de kosten van externe vergaderingen;
• € 125.000 door ambtenaren geen vergoeding meer te geven bij verkiezingen;
• € 50.000 als efficiencytaakstelling op ons wagenpark.
We hebben deze verdeling verwerkt in deze kwartaalrapportage.